Contexte

Présent dans plus d’une quarantaine de pays, ce groupe du CAC 40 est historiquement organisé selon une logique géographique. Ainsi, chaque pays dispose de ses propres ressources, que ce soit sur le cœur de métier ou sur les fonctions supports. Chacun fonctionne de manière très autonome.

Au cours des dernières années, l’environnement de l’entreprise a fortement changé, ses clients étant désormais plus globaux et ses ressources (finances, experts) devenant plus rares. Par conséquent, le groupe a du modifier sa gouvernance et renforcer ses mécanismes de coordination transverses. De grands programmes ont ainsi été lancés dans les métiers et les fonctions supports, la plupart impliquant la mise en œuvre de SI transverses. Or ces grands projets SI ont révélé l’incapacité de la DSI à conduire des transformations d’envergure (manque d’expertises, de contrôle sur les allocations de ressources, de visibilité sur les coûts, etc.).

Afin de permettre à ces grands projets de réussir, le groupe a donc décidé de transformer l’organisation IT existante en une organisation en centres de services partagés (shared services organisation – SSO) et a retenu Karistem pour accompagner la DSI dans la conception et la mise en œuvre de cette nouvelle organisation.

Mission

Pour mener à bien ce projet, Karistem a choisi de mettre en œuvre une démarche itérative et participative, dont voici les principales étapes :

• Cartographie des ressources existantes (activités et compétences des ressources internes et externes) à partir d’un référentiel connu (CIGREF) et en s’appuyant sur le réseau des DSI des régions
• Définition des principes d’une organisation-cible avec le top management des fonctions IT et Finance
• Présentation de l’organisation-cible au management IT, dont les DSI des régions
• Définition de 2 ou 3 scénarii d’organisation, en se focalisant sur le 1er niveau de l’organisation (CIO et N-1). Présentation au management IT. Puis sélection d’un scénario cible et présentation au top management
• Développement du scénario cible (lignes de reporting, missions, rôles et responsabilités…) et présentation au management IT
• Clarification des interfaces de l’organisation (interfaces externes avec les métiers et les autres fonctions support, interfaces internes entre les blocs du SSO), puis présentation au management IT
• Compilation des éléments dans un document unique, validation par l’ensemble des parties prenantes
• Identification des candidats aux postes-clés, en charge de la définition des niveaux inférieurs (N-2…)
• Définition des principes (big bang vs. implementation phasée, calendrier…) et du plan détaillé pour la transformation (communication aux IRP, au personnel, audit technique et financier…)
• Validation et lancement

Les principaux résultats obtenus :

• Un état des lieux / recensement de l’ensemble des activités et compétences de la DSI
• Une nouvelle organisation plus efficace dont les principes sont soutenus par l’ensemble du management et des collaborateurs
• Une simplification / rationalisation des processus et des méthodologies
• Une meilleure gouvernance dans une organisation plus claire
• Un nouvel élan et un nouvelle dynamique

Pourquoi Karistem ?

Quatre facteurs-clés expliquent le choix de Karistem :

• Son expérience au sein des organisations complexes
• Sa capacité à identifier les bons leviers d’actions, pour des résultats tangibles et mesurables dans le temps
• Son savoir-faire en matière de mobilisation à large échelle
• Sa connaissance dans le domaine des Systèmes d’Information

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